Kwaliteitsmanagement systeem | MyQMS

Behoefte aan overzichtelijk kwaliteitsmanagementsysteem

Er is natuurlijk al wel een managementsysteem beschikbaar dat een bedrijf kan helpen bij het inrichten en onderhouden van een kwaliteitshandboek. Het bestaande aanbod was echter vrij groots met vele functies en mogelijkheden. Er was vraag naar een systeem dat eenvoudig doet wat het moet doen, maar verder ontdaan is van alle onnodige toeters en bellen. Een tool dat direct toegankelijk is, zonder uitgebreide training en opleiding, voor elke afdeling en ongeacht de ervaring die de gebruiker heeft. Dat is My QMS van Boostlogix, onderscheidend van de andere beschikbare software voor documentatiebeheer, zowel in prijs als bedieningsgemak.

Begeleiding bij implementatie kwaliteitsmanagement systeem 

Kwaliteitsbeheer, procesmanagement, kwaliteitsmanagement ofwel quality management is voor veel bedrijven een echte uitdaging. Het is lastig om te bepalen wat de juiste werkwijze is, deze helder vast te leggen en de juiste procedures makkelijk bereikbaar te maken voor de juiste mensen op het juiste moment. Daarnaast is het systematisch omgaan met gemaakte afspraken, afwijkingen en actiepunten vaak voor verbetering vatbaar. Boostlogix helpt hier graag bij door het aanbieden en onderhouden van digitale handboeken. Met de uitgebreide kennis en ruime ervaring op het gebied van certificering is deze samenwerking met de specialisten van Boostlogix een prima combinatie met MyQMS.

MyQMS software bestaat uit 2 modules

Het zelfontwikkelde kwaliteitsmanagement systeem MyQMS is makkelijk in gebruik, zorgt voor een efficiënt proces en bespaart tijd bij het implementeren en onderhouden van kwaliteit. Bij de ontwikkeling van het systeem hebben we hierin 2 modules ontwikkeld:

1. Digitale (kwaliteits)handboeken
2. Actiepunten Management (APM)

In dit artikel bespreken we elk onderdeel, het doel ervan en op welke manier ons kwaliteitsmanagementsysteem kan helpen bij het werk waar het betrekking op heeft.

1. De module Digitale (kwaliteits)handboeken

Met MyQMS is alle benodigde informatie digitaal beschikbaar. De belangrijkste kenmerken en functionaliteiten van de handboekenmodule van MyQMS zijn:

• Vrij in te richten hoofdstukkenstructuur. De structuur is normonafhankelijk en maakt integratie van meerdere normen in een handboek mogelijk.
• Vrij in te richten documentatie-inhoud (content), ondersteund door afbeeldingen en koppelingen met bijvoorbeeld Word, Excel of pdf-documenten. Ook is er een koppeling met een programma voor het maken van flowcharts.
• Toegankelijk m.b.v. een webbrowser, ook op mobiele applicaties (telefoon of tablet).
• 3 gebruikersniveaus: beheerder, schrijver of lezer.
• Het versiebeheer is volledig geautomatiseerd. De lezer heeft alleen toegang tot de laatst goedgekeurde (en dus actuele) versie. Oude versies worden in het systeem gearchiveerd en zijn voor de beheerder nog toegankelijk.
• Het systeem biedt opties voor pushberichten, bijvoorbeeld voor wijzigingsverzoeken, uitgave nieuwe versies of het verplicht lezen van documenten.
• Ook kunnen “toetsen” worden opgesteld om te verifiëren of gebruikers de inhoud van documenten voldoende hebben begrepen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn bij onboarding van nieuwe medewerkers.
• Om te voorkomen dat gebruikers onnodig veel informatie en documentatie krijgen, kan de toegang tot de inhoud op basis van functie(groepen) ofwel niveau worden gescheiden. Zo ziet een medewerker in het warehouse alleen de voor hem/haar relevante documenten/instructies en ziet een afdelingsmanager weer meer of andere documenten.
• Digitale documenten kunnen in PDF worden omgezet en indien gewenst geprint of verzonden.
• Ook aan externen (bijvoorbeeld auditoren of klanten) kan toegang worden verleend tot de handboeken (al dan niet tijdelijk). Hierdoor is het per email over en weer sturen van documenten vaak overbodig. Beheer zelf deze instelling.

2. De module Actiepunten Management

De PDCA-cyclus (Plan – Do – Check – Act) is een belangrijk gereedschap voor een beheerste benadering van kwaliteit. Plannen maken ( Plan ) en “druk, druk, druk” starten ( Do ) lukt vaak wel. Maar de Check (is alles uitgevoerd zoals gepland, met het gewenste resultaat?) en Act (is er aanleiding om bij te sturen?) worden vaak overgeslagen. De dagelijkse hectiek laat ons vooral met Plan en Do bezig zijn. Dit leidt helaas vaak tot niet of onvoldoende correct uitgevoerde acties en verloren energie in een organisatie. Met de nodige frustraties van dien.

Ook bij geconstateerde kwaliteits- of auditafwijkingen is het noodzakelijk om een juiste oorzaakanalyse (root cause), een juiste correctie (zorgen dat het probleem is opgelost) en een juiste correctieve actie (zorgen dat het probleem niet nogmaals voorkomt) uit te voeren.

Overzicht door lijsten en gebruikersgroepen

De module Actiepunten Management kan hierin de helpende hand bieden. Er kunnen meerdere actiepuntenlijsten worden opgesteld, afhankelijk van het gebruiksdoel en de betrokken medewerkers. Bijvoorbeeld voor klachtenbehandeling, auditafwijkingen, onderhoudstaken, verbetering klanttevredenheid, acties uit werkoverleg, etc. Elke actielijst heeft een “lijsteigenaar” (voor toezicht en beheer van de lijst) en elk actiepunt op de lijst heeft een “actiepunteigenaar” die verantwoordelijk is voor de correcte behandeling van het actiepunt.

Gebruikers die toegang hebben tot een actielijst kunnen de volgende rollen toebedeeld krijgen: bekijken, aanmaken, behandelen, beoordelen. Een functionaris kan meerdere rollen hebben. Vervolgens kunnen acties volledig beheerst en transparant worden gepland, uitgevoerd en het resultaat geverifieerd.

Werkwijze actiepunten management

• Plan: De actiepunt-eigenaar maakt een actiepunt aan (omschrijving issue en indien relevant oorzaakanalyse en voorgestelde actie), wijst de actie toe aan de actiepunteigenaar(s) en stelt de gewenste termijn van afhandeling vast.
• Do: De actiepunt-eigenaar voert de actie uit en legt de uitvoering bondig vast. Indien gereed biedt de behandelaar het punt ter verificatie aan bij de beoordelaar.
• Check: De actiepunt-eigenaar verifieert de vastgelegde afhandeling en controleert of dit volledig en volgens plan is uitgevoerd en of het gewenste resultaat hiermee is/wordt bereikt. Bij akkoord wordt het actiepunt gesloten. Indien niet akkoord wordt de behandelaar geïnformeerd.
• Act: De actiepunt-eigenaar voert aanvullende actie uit om het punt correct af te ronden en informeert wederom de beoordelaar.

Met deze werkwijze is de cirkel rond en zo wordt bereikt:

• dat er (indien nodig) “meerdere ogen” betrokken zijn
• dat een actiepunt alleen door een bevoegde functionaris kan worden afgerond
• dat afgesproken acties niet “tussen wal en schip” kunnen vallen.

Het systeem ondersteunt communicatie d.m.v. waarschuwingsberichten en notificaties bij behandeling en overschrijding van afgesproken data. De gegevens zijn overzichtelijk opgeslagen in de database en kunnen bijvoorbeeld bij kwaliteitsanalyses en audits als belangrijk bewijsmateriaal worden getoond. Deel heel makkelijk actiepunten en resultaten wanneer gewenst.

Waarom een digitaal kwaliteitsmanagement systeem?

Het implementeren van een digitaal kwaliteitsmanagement systeem is essentieel voor moderne bedrijven die streven naar efficiëntie, transparantie en naleving van regelgeving. De druk van klanten en toezichthouders om de kwaliteit van producten en diensten te waarborgen neemt toe. Dan helpt een geautomatiseerd systeem bij het beheren van processen en het vastleggen van gegevens. In MyQMS zitten functies zoals realtime rapportage, auditing en automatisering van workflows en zo is het mogelijk om snel te reageren op veranderingen en continu te verbeteren. Zo kunt u als bedrijf efficiency verhogen en een reputatie van veiligheid en betrouwbaarheid opbouwen.